Privacyverklaring

Werkgeversvereniging in Zorg en Welzijn (WZW), gevestigd aan Leidenweg 70 6843LD Arnhem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in onze privacyverklaring. Lees de privacyverklaring hieronder of open hem als PDF.

PRIVACYVERKLARING WERKGEVERSVERENIGING IN ZORG EN WELZIJN

1. Inleiding

1.1.              Deze Privacyverklaring (verder: “Verklaring”) beschrijft het beleid van Werkgeversvereniging in Zorg en Welzijn (09194721) (verder: “WZW”) op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze Verklaring. WZW wil bij de verwerking van persoonsgegevens voldoen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt en vindt het belangrijk dat jij geïnformeerd wordt over:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken en de manier waarop wij dat doen;
• De redenen waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken c.q. het doel dat met de verwerking van jouw persoonsgegevens gediend is;
• Of en zo ja, op welke wijze wij jouw persoonsgegevens aan derden binnen of buiten Europa verstrekken;
• Hoe we omgaan met het bewaren en beveiligen van jouw persoonsgegevens;
• Jouw rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Definities en grondslag

2.1               In deze Verklaring worden diverse begrippen gebruikt die in de AVG nader zijn uitgewerkt. Het betreft de volgende kernbegrippen:

·                Betrokkene: Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, van wie persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 4 sub 1 AVG).

·                Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 sub 1 AVG).

·                Verwerken/Verwerking: Een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, alsmede opgenomen in een bestand of bestemd om in een bestand te worden opgenomen (artikel 4 sub 2 AVG).

·                Verwerkingsverantwoordelijke: Degene die het doel en de middelen voor de verwerking vaststelt (artikel 4 sub 7 AVG).

·                Verwerker: Degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 sub 8 AVG).

2.2               Voor deze Verklaring geldt dat jij de Betrokkene bent en dat de Persoonsgegevens alle informatie betreft die te herleiden is tot jou als natuurlijk persoon, denk bijv. aan jouw naam, geboortedatum of telefoonnummer. De Verwerking betreft het verwerken van jouw persoonsgegevens, waarbij het begrip verwerking erg ruim is, denk bijv. aan het vastleggen van de gegevens, het opvragen daarvan, maar ook aan het vernietigen van die persoonsgegevens.

• In de AVG is bepaald dat er voor het verwerken van persoonsgegevens sprake moet zijn van minimaal één in de AVG genoemde grondslag. WZW verwerkt de hieronder genoemde persoonsgegevens van jou op basis van de volgende grondslagen:

• De uitvoering van een overeenkomst. WZW heeft jouw persoonsgegevens nodig om een overeenkomst te kunnen sluiten c.q. daaraan uitvoering te kunnen geven, bijvoorbeeld de lidmaatschapsovereenkomst tussen WZW en haar leden;
• Noodzakelijk ter behartiging van gerechtvaardigde belangen. WZW kan geconfronteerd worden met bijvoorbeeld een juridische procedure, ten behoeve waarvan zij in sommige gevallen dient te kunnen beschikken over jouw persoonsgegevens;
• Noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen. WZW kan geconfronteerd worden met een noodsituatie in welk geval jij direct zorg nodig hebt en/of het nodig is om hulp te regelen en/of anderen te informeren over voormelde noodsituatie;
• Toestemming van de betrokkene. WZW verwerkt jouw persoonsgegevens met jouw toestemming.

3. Persoonsgegevens

3.1               In diverse door ons gebruikte systemen ten behoeve van de personeelsadministratie, alsmede ten behoeve van de tijdsregistratie en planning, voor de verzending van onze nieuwsbrief en/of uitnodigingen, om met jou in contact te blijven (zowel telefonisch al per e-mail), voor het uitvoeren van door WZW verkregen subsidies en om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam, voornamen, voorletters;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Foto;
• Contact calamiteiten;
• Gebruikersnaam;
• Gegevens over jouw rol/functie binnen WZW of jouw werkgever;
• Gegevens die nodig zijn die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken;
• Gegevens over gevolgde en/of nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• Gegevens verband houdend met de administratie van jouw aanwezigheid en/of afwezigheid op onze website;
• Gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op de overeengekomen voorwaarden;
• Overige gegevens die verplicht zijn voor WZW om uitvoering te kunnen geven aan de op haar rustende wettelijke verplichting.

3.2 Jij bent als Betrokkene gehouden om WZW voornoemde persoonsgegevens te verstrekken indien WZW een grondslag (vgl. artikel 2.3) heeft voor het verwerken van die persoonsgegevens. In geval je niet bereid bent om die persoonsgegevens te verstrekken is WZW gerechtigd om daaraan die gevolgen te verbinden die haar gerade voorkomen, waaronder bijvoorbeeld het uitsluiten van c.q. geen uitvoering geven aan bepaalde voorzieningen waarvoor die persoonsgegevens noodzakelijk zijn en/of het niet aangaan van een overeenkomst.

4. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

WZW verwerkt bovenstaande persoonsgegevens alleen voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Om onze nieuwsbrief en/of uitnodigingen aan jou te verzenden;
• Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Om het mogelijk te maken administratie te kunnen (laten) voeren door WZW;
• Om uitvoering te kunnen geven aan wet- en/of regelgeving en/of die op een juiste manier toe te passen.
• Om te voldoen aan subsidievoorwaarden van subsidieverstrekkers.

5. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

5.1                Als uitgangspunt gebruikt WZW jouw persoonsgegevens alleen voor de eigen bedrijfsvoering in het kader van de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en/of het aangaan van jouw vrijwilligersovereenkomst in de ruimste zin van het woord.

5.2                In sommige gevallen is het nodig om jouw gegevens door te geven aan derde partijen. Dit betreft op dit moment:

• Multiflexx:  Dit betreft persoonsgegevens personeel in loondienst, voor de verwerking van salarisgegevens.

WZW is gerechtigd om de persoonsgegevens ook aan andere derde partijen te verstrekken indien dat nodig is ter uitvoering van de overeenkomst of een op haar rustende wettelijke verplichting, waaronder subsidieverstrekkers.

5.3                Als WZW jouw persoonsgegevens aan een derde partij verstrekt, zorgt WZW ervoor dat jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Deze verwerking van persoonsgegevens wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, waarin (onder andere) is afgesproken dat jouw gegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden door die derde partij, dat en zo ja welke maatregelen getroffen zijn voor de beveiliging van die persoonsgegevens en dat tijdig melding moet worden gemaakt van een (vermoeden van een) datalek indien aan de orde.

5.4                WZW zal verder geen gegevens aan andere partijen verstrekken dan de hierboven bedoelde, tenzij dat wettelijk is toegestaan of is verplicht.

6. Beveiliging en bewaring

6.1                WZW neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Deze maatregelen zullen op regelmatige basis geëvalueerd en zo nodig bij gesteld worden. WZW zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen door WZW geautoriseerde personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens en dat die toegang overigens is afgeschermd. Ook wordt er gebruik gemaakt van firewalls, veilige servers en verwerkersovereenkomsten met derde partijen (vgl. ook artikel 5.3).

6.2                WZW bewaart jouw persoonsgegevens conform de in bijlage 1 opgenomen termijnen, maar in elk geval niet langer dan noodzakelijk is. Dat betekent dat WZW jouw gegevens niet langer bewaart dan nodig is om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst, in de breedste zin van het woord. Het voorgaande is niet van toepassing indien WZW jouw gegevens langer moet bewaren op grond van een wettelijke verplichting en/of wanneer WZW een gerechtvaardigd belang heeft bij het langer bewaren van jouw Persoonsgegevens.

7. Jouw rechten

• Op grond van de AVG heb jij het recht om te weten wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en waarom. Je beschikt daarvoor over de volgende rechten:

• Het recht op inzage en/of een kopie van jouw persoonsgegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw contactpersoon binnen de organisatie en/of anderen);
• Het recht om informatie te ontvangen over de verwerking van jouw persoonsgegevens voor zover die informatie nog niet of onvoldoende blijkt uit deze Verklaring;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Het recht op rectificatie c.q. correctie c.q. wijziging c.q. aanvulling van jouw persoonsgegevens. Als de in onze systemen beschikbare persoonsgegevens feitelijk niet (meer) kloppen, heb je voornoemde rechten. Let wel, dit is iets anders dan het recht om je te verweren als je het niet eens bent met (de inhoud van) een boordeling. Als daarvan sprake is, dan kun je je wenden tot je contactpersoon binnen de organisatie en een reactie schrijven op die beoordeling. Die wordt dan toegevoegd aan jouw dossier;
• Het recht op dataminimalisatie. WZW streeft er naar zo min mogelijke persoonsgegevens te verwerken. Indien jij het idee hebt dat er desondanks toch te veel persoonsgegevens worden verwerkt, kun je verzoeken om dit te beperken. WZW is niet gehouden aan dit verzoek gehoor te geven als wij een grondslag c.q. gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van meer persoonsgegevens;
• Het recht op wissing van jouw persoonsgegevens (“Recht om vergeten te worden”). Onder bepaalde omstandigheden kun je hierom vragen. Dit is aan de orde als:
• jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn c.q. worden verwerkt;
• wanneer de grondslag voor de verwerking komt te vervallen;
• wanneer jij gegrond bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• wanneer een wettelijke verplichting bepaalt dat de persoonsgegevens moeten worden gewist.
• wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig is.

WZW is niet gehouden aan jouw verzoek om wissing gehoor te geven als wij een grondslag c.q. gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens toch (langer) te bewaren;

• Het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. In de volgende situaties kun je je recht op beperking van de verwerking inroepen, in welk geval de verwerking (tijdelijk) stil gezet wordt:
• als je de juistheid van jouw persoonsgegevens hebt betwist gedurende een periode die WZW in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• als de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van jouw persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
• als WZW jouw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van WZW zwaarder wegen dan jouw belangen.

WZW kan zelf de organisatorische en technische vormgeving van de beperking bepalen. Als de beperking wordt opgeheven, wordt jij daarover geïnformeerd.

• Het recht om een gegeven toestemming voor het gebruik van jouw persoonsgegevens (bijv. een foto in een smoelenboek) in te trekken. De intrekking geldt dan voor het toekomstig gebruik van jouw gegevens.
• Het recht op overdracht van jouw persoonsgegevens in een technisch gangbaar formaat als er sprake is van digitale verwerking van gegevens en je daarvoor ófwel de gegevens zelf hebt aangeleverd en/of hebt aangemaakt én daarvoor toestemming hebt gegeven ófwel de gegevens nodig zijn voor uitvoering van de overeenkomst.
  • WZW zal in alle redelijkheid die technische en organisatorische maatregelen treffen die nodig zijn om jouw hierboven genoemde rechten ook te kunnen waarborgen ten aanzien van derde partijen met wie WZW een verwerkersovereenkomst heeft gesloten.
  • Als je een aanspraak wilt maken op de in dit artikel genoemde rechten, kun je je wenden tot de in deze Verklaring genoemde contactpersoon. WZW zal altijd gehoor geven aan jouw aanspraak op de hierboven genoemde rechten, tenzij het gaat om een ongegronde of buitensporige aanspraak. Binnen een maand na ontvangst van jouw bericht hierover, zal je worden geïnformeerd over de aanspraak op jouw rechten. Ook wanneer WZW de aanspraak niet zal honoreren c.q. daaraan geen gehoor zal geven, zullen wij dit binnen een maand kenbaar maken. WZW zal de weigering motiveren en jou wijzen op het klachtrecht bij de toezichthouder. WZW mag twee maanden extra de tijd nemen indien het gaat om veel aanspraken of complexe aanspraken. Als er van deze extra tijd gebruik gemaakt wordt, dan zal je daarover ook binnen een maand na het maken van de aanspraak geïnformeerd worden.

8. Klachten en besluitvorming

• WZW hoort het graag als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. In dat geval streven we er als uitgangspunt naar om een gezamenlijk oplossing te zoeken voor die klacht.
• Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die toezicht houdt op naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag.
• Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan zestien (16) jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan zestien (16) jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat WZW zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@wzw.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

WZW neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van WZW) tussen zit.

9. Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon

• De verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de toepasselijke wet- en regelgeving, is WZW.
• WZW beschikt over een contactpersoon die zich bezig houdt met de bescherming van persoonsgegevens (Functionaris Gegevensbescherming). De contactpersoon is bereikbaar voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens als bedoeld in deze verklaring via ons algemene telefoonnummer of via info@wzw.nl.

10. Cookies

WZW gebruikt functionele, analytische en tracking cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet, smartphone of andere mobiele device. WZW gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Zie voor een toelichting:

https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Voor meer informatie en het gebruik van cookies op onze website en applicaties verwijzen wij je naar onze cookieverklaring.

11. Externe links

Onze website bevat links naar andere externe websites. Dit privacy- en cookiereglement geldt niet voor die websites. Wij proberen de externe links actueel te houden en naar de juiste websites te laten verwijzen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en de manier waarop daar met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Wij adviseren u altijd na te lezen op welke manier deze andere websites met uw persoonsgegevens omgaan.

12. Wijzigingen en besluitvorming

WZW is gerechtigd deze Verklaring eenzijdig te wijzigen c.q. aan te passen.  Wijzigingen zullen aan jou kenbaar worden gemaakt, voor zover dat wezenlijke wijzigingen zijn.